PASOS A SEGUIR EN LA TRAMITACIÓN DE UNA HERENCIA

Si resulta difícil superar la pérdida de un ser querido desde el punto de vista emocional, el laberinto documental que acompaña poner todo en regla será una prueba de resistencia a la que tarde o temprano nos tenemos que enfrentar.

En este artículo vamos a intentar aclarar esos pasos de manera sencilla, con un lenguaje asequible y con toda la claridad de la que somos capaces. El objetivo es servir de guía para las familias que afrontan este trance.

Es importante destacar en estas primeras líneas que el Estado, las Comunidades Autónomas y los Ayuntamientos en el caso de las sucesiones amplían los plazos para liquidar impuestos hasta los seis meses, cuando lo habitual es que se liquiden en los treinta días siguientes a la formalización de una escritura. La razón de esta ampliación es evidente, bastante desgracia tienen los herederos para no permitirles un duelo que les deje tiempo de reacción.

1. El certificado de defunción
El primer paso para iniciar los trámites de una herencia será la obtención del certificado literal de defunción. El certificado literal nada tiene que ver con el certificado médico que acredita el fallecimiento. El primero es aquél que deja constancia en un registro público de la muerte de una persona y se demora aproximadamente 15 días. Se obtiene en el registro civil de la población que resulte ser el último domicilio del fallecido/da.
El certificado literal de defunción es uno de los trámites que facilitan las empresas funerarias dentro de los paquetes de servicios de manera gratuita, sin embargo su gestión en ocasiones se puede demorar y nada nos impide solicitarlo directamente en el registro civil. Importante, es gratuito y accesible para cualquier persona.

2. Certificado de actos de última voluntad
Solamente después de obtener el certificado de defunción podremos solicitar el certificado de actos de última voluntad en el Ministerio de Justicia. ¿Qué es esto? Bien, se trata de un certificado oficial que expide el Ministerio de Justicia y que acredita si el fallecido hizo o no testamento; además, si lo otorgó indica quién fue el notario y su fecha. El fallecido pudo haber hecho testamento varias veces en su vida y solo será válido el que conste como último realizado en ese certificado. Los anteriores siempre quedan invalidados por ese último que certifique el Ministerio de Justicia.
A modo de curiosidad, el dato le consta al Ministerio porque los notarios están obligados a comunicar todos y cada uno de los testamentos que se otorgan en el territorio español.
Para la obtener el certificado hay que acompañar el del registro civil que previamente habremos obtenido y pagar una tasa que actualmente es de 3,78€. También habrá que solicitar cita previa a través de la página web del Ministerio de Justicia o de las Gerencias Territoriales del Ministerio.

3. Con testamento o sin testamento
El certificado de actos de última voluntad indicará si el fallecido/da ha otorgado testamento o no lo ha hecho. Esto no debería ser un problema salvo, como veremos, que uno quiera que sus herederos no hereden por partes iguales.
Si el fallecido otorgó testamento, el certificado de actos de última voluntad indicará ante qué notario y en qué fecha. Puede ocurrir que el notario ya no esté en activo, en este caso el colegio notarial nos facilitará con una simple llamada telefónica (912 13 00 00) los datos del notario que ha heredado el protocolo del jubilado o del archivo general de protocolos. Ninguna escritura se pierde y de una u otra manera podremos conseguir ese testamento.
Solamente si somos herederos el notario o el archivo nos facilitarán el mismo.
Sin embargo el que no se haya otorgado testamento no tiene por qué ser un problema. Tan solo retrasará los trámites aproximadamente un mes.
En este segundo caso (no tenemos testamento), tendremos que acudir al notario provistos de la siguiente documentación:
– DNI del fallecido
– Volante de empadronamiento del fallecido
– Libro de familia
– Certificado literal de defunción
– Certificado de actos de última voluntad
– DNI de los herederos
Con esta documentación el notario preparará el llamado acta de declaración de herederos “ab intestato”, que en realidad se compone de un acta de apertura y un segundo de cierre.
El acta de declaración de herederos se otorga por todos o solo por uno de los herederos al que necesariamente deberán acompañar dos testigos que certifiquen la realidad de lo manifestado por él/ellos. A esa manifestación se acompañará como prueba documental la relación de documentos que hemos señalado (DNI, empadronamiento, libro de familia, etc, etc….).
El acta de apertura indicará quiénes son los herederos pero, no quedarán designados como tales hasta que pasen 20 días hábiles y se realice un segundo acta, de cierre, en el que se considerará acreditado por prueba documental, testifical y ese periodo de 20 días que no hay herederos con mejor derecho que los indicados.
La diferencia entre el testamento y el acta de declaración de herederos “ab intestato” reside en que en el primero el fallecido/da ha podido distribuir sus bienes en vida mejorando a alguno de sus herederos forzosos, efectuando repartos concretos (legados), nombrar albaceas, etc; o no, distribuyendo los bienes por partes iguales. Mientras en la declaración de herederos serán nombrados todos los herederos siempre por partes iguales.

4. Escritura de adjudicación de herencia
A menudo muchas personas piensan que el mero hecho de disponer de un testamento es suficiente para vender las propiedades del difunto. No es así, y es que el testamento o el acta de declaración de herederos simplemente identifica a los legítimos herederos pero no les confieren la titularidad de los bienes.
Para inscribir los bienes del fallecido/da a nombre de los herederos en la proporción que haya dispuesto el testamento o el acta de declaración de herederos, es necesario acudir de nuevo a la notaría y hacer un inventario de esos bienes, darles un valor y aceptarlos por parte de esos herederos. Bien es cierto que los herederos pueden renunciar a la herencia, pero es un supuesto poco habitual.
En algunas comunidades autónomas como Madrid, los descendientes, ascendientes y el cónyuge (herederos forzosos o legitimarios) prácticamente no pagarán impuesto sobre sucesiones y esto afecta al valor que demos en la escritura a los bienes. Lo analizamos en el siguiente punto.
El momento de otorgar la escritura de adjudicación de bienes es muy importante porque será el título (escritura) que al inscribirse en el registro de la propiedad en el caso de los inmuebles y en la dirección general de tráfico en el de los vehículos, facilitará que podamos transmitirlos con garantías para un futuro comprador.
Hacer aquí mención a que en ocasiones, diría que frecuentemente, algunos herederos necesitan dinero para afrontar el coste de esta escritura de adjudicación de herencia y no disponen de dinero para ello. Las Comunidades Autónomas facilitan para estos supuestos que se efectúe un rescate de los saldos en cuenta corriente del fallecido/da con una solicitud en documento privado y liquidación parcial de los impuestos. Posteriormente todo se relacionará en la escritura de adjudicación de herencia.
Firmada la escritura de adjudicación de herencia por todos los herederos, el paso siguiente será la liquidación del impuesto sobre sucesiones y la plusvalía municipal.

5. Impuesto sobre sucesiones y plusvaía municipal
Decíamos en el punto 4 que el valor que demos a los bienes en la escritura de adjudicación de herencia es muy trascendente. Muy trascendente desde el punto de vista fiscal porque será de todo punto interesante que el valor que le asignemos sea su valor de mercado o incluso superior. Con esta valoración evitaremos que en caso de venta futura los herederos no tengan que tributar en IRPF con ocasión de la ganancia producida en la venta.
En comunidades como Madrid, en la que el impuesto sobre sucesiones (IS) está exento en un 99% de tributación sobre su cuota, no asignar a los bienes su valor de mercado solamente nos perjudicará.
El plazo para el pago del IS será de seis meses a contar desde el fallecimiento (cuidado, no desde la escritura de adjudicación de herencia) y podremos solicitar una prórroga por otros seis meses, siempre que la solicitemos antes de que transcurra el quinto mes desde el fallecimiento.
En ese mismo plazo de seis meses desde el fallecimiento tendremos que liquidar, en este caso en el ayuntamiento, el impuesto sobre el incremento de valor de los terrenos de naturaleza urbana (plusvalía municipal). Como indica su nombre se liquida cuando lo heredado son bienes inmuebles urbanos.
El importe de este impuesto depende del valor del suelo que consta en el recibo del IBI y del tiempo que el fallecido/da haya tenido el inmueble en su poder; a mayor tiempo más impuesto, siendo el límite máximo 20 años. Todo el tiempo que supere esos 20 años será intrascendente porque es el máximo de liquidación.

6- Inscripción en el Registro de la Propiedad
Encontraréis muchos artículos en los que expertos expliquen que la inscripción de los bienes (especialmente los inmuebles) en el registro de la propiedad es voluntaria. Es cierto, pero aquí añadimos que es muy recomendable y evitará problemas, especialmente si nuestra intención es vender el bien a un tercero.
Si nuestro comprador necesita financiación será casi imprescindible que el inmueble esté inscrito en el registro de la propiedad para que la entidad financiera de vía libre al préstamo hipotecario de ese comprador.
Solamente se pueden inscribir en el registro de la propiedad las escrituras que hayan sido previamente liquidadas en la Comunidad Autónoma por el impuesto sobre sucesiones y en el Ayuntamiento por la plusvalía municipal. Sin liquidación no hay inscripción.
Inscrita en el registro de la propiedad, nuestra escritura y especialmente los bienes, estarán listos para proceder a su venta o permanecer con garantías en nuestro patrimonio.

Departamento Jurídico vivienda²